Datum: 31/10/2024
Deze privacyverklaring is van toepassing op de hieronder omschreven verwerkingen van persoonsgegevens verricht door Seniorencentrum Onze Lieve Vrouw vzw, met zetel te Stationsstraat 29, 2880 Bornem, met ondernemingsnummer BE 0436.595.020, die hierbij optreedt als verwerkingsverantwoordelijke (hierna ook ‘Seniorencentrum OLV’ of ‘wij’). Wij hechten veel belang aan uw privacy en verwerken uw persoonsgegevens dan ook conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing. Voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren, hetzij per e-mail naar privacy@seniorencentrum-olv.be of per post naar voormeld postadres. Ook onze privacy verantwoordelijke is via dezelfde contactgegevens bereikbaar.
Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Om welke gegevens het concreet kan gaan, leest u onder titel 3 van deze privacyverklaring. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden.
Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie, uw voorkeuren en de manier waarop u ons contacteert, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van u.
Algemeen
Van al onze contacten verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens:
Hoofdactiviteit – inwonende en verblijvende ouderen
Van onze inwonende ouderen die gebruik maken van één van onze verschillende tijdelijke of duurzame woonvormen (woonzorgcentrum, tijdelijk verblijf, assistentiewoning, ...) en van ouderen die gebruik maken van onze andere faciliteiten (zoals ons dagcentrum, ...), verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens:
Hoofdactiviteit – personen met een persoonlijke, juridische of professionele band met onze ouderen, en andere bezoekers of verblijvers
Van andere personen die onze organisatie bezoeken of er verblijven en die een persoonlijke, juridische of professionele band onderhouden met onze ouderen (bv. naasten, familieleden, vrienden, artsen en andere zorgverstrekkers, mantelzorger, vertrouwenspersoon, bewindvoerder, ...), dan wel onze ouderen bezoeken om andere redenen (bv. schooluitstap), verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens:
Leveranciers – dienstverleners
Van onze leveranciers en andere dienstverleners verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens:
Kandidaat-medewerkers
Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens u zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van uw sollicitatie voor een functie bij ons als werknemer, vrijwilliger of zelfstandig medewerker.
Wij verwerken uw gegevens voor de hieronder beschreven doeleinden en verzamelen en verwerken niet meer en geen andere soorten gegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden.
Operationele doeleinden
Wij verwerken gegevens voor bijvoorbeeld de optimalisatie van de uitbating van ons seniorencentrum en onze andere faciliteiten voor ouderen, het beheer van onze website; voor statistische doeleinden en analyse; om onze zorgverlening en gerelateerde dienstverlening toegankelijk en ouderen- en gebruikersvriendelijk te houden; het beantwoorden van uw contactvraag; het in overweging nemen van uw sollicitatie.
Zakelijke doeleinden
Wij verwerken met name gegevens met oog op de uitbating van ons woonzorgcentrum en de voorziening van andere verblijfs- en verzorgingsfaciliteiten voor ouderen en de verstrekking van onze gerelateerde diensten (uitbating cafetaria, organisatie activiteiten, …); om met u te communiceren over onze faciliteiten, dienstverlening of onze samenwerking; om u te informeren over onze interne afspraken, beleid en voorwaarden; om voor onze huidige of intredende bewoners een geïndividualiseerd zorg- en begeleidingsplan vast te stellen en dit ten uitvoer te leggen; om de dagelijkse zorgverlening en opvolging van de toestand van onze ouderen te organiseren; om de relaties met onze huidige en toekomstige bewoners en hun familieleden en naasten te ontwikkelen en te beheren; en de relaties met onze potentiële en bestaande contactpersonen en partners te ontwikkelen en te beheren door onder meer te voorzien in aangepaste overeenkomsten en de benodigde faciliteiten en informatie ter beschikking te stellen.
Informatieve/promotionele doeleinden
Wij verwerken gegevens voor bijvoorbeeld het opmaken en ter beschikking stellen van ons huistijdschrift, het toesturen van nieuwsbrieven over het seniorencentrum en onze activiteiten per e-mail of per post; of om uw inschrijving op één van de door ons georganiseerde activiteiten te registreren.
Informatieve/promotionele doeleinden
Wij verwerken gegevens voor bijvoorbeeld het opmaken en ter beschikking stellen van ons huistijdschrift, het toesturen van nieuwsbrieven over het seniorencentrum en onze activiteiten per e-mail of per post; of om uw inschrijving op één van de door ons georganiseerde activiteiten te registreren.
Wij verwerken uw gegevens enkel voor zover gebaseerd op één van de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de GDPR, en zoals hierna weergegeven.
Wettelijke verplichting
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen die op ons rusten. Bijvoorbeeld in het kader van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, verplichtingen met betrekking tot de zorgverlening en ouderenfaciliteiten die wij aanbieden, of op het gebied van gegevensbescherming.
Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt omdat het noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met u als betrokkene. Bijvoorbeeld voor het contacteren, inplannen, reageren op een verzoek of opvragen van informatie in het kader van het aangaan van een contractuele relatie (bv. opname/verblijfsovereenkomst, samenwerkingsovereenkomst, …), maar ook de effectieve uitvoering van de contractuele opdracht in het kader van onze hoofdactiviteit, teneinde u onze zorg- en dienstverlening te kunnen verschaffen, of uw producten en/of dienstverlening te kunnen ontvangen.
Noodzaak voor verstrekken van gezondheidszorg en noodzaak voor bescherming vitale belangen
De gezondheidsgegevens van onze inwonende of verblijvende ouderen worden door ons verwerkt omdat dit noodzakelijk is voor het verstrekken van gezondheidszorg en desgevallend voor de bescherming van hun vitale belangen tijdens hun verblijf in onze gebouwen. Deze gegevens kunnen ook verwerkt worden met oog op het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering indien wij ons geschaad voelen in onze belangen of om verweer te voeren tegen een vordering die tegen ons werd ingesteld.
Indien wij van onze inwonende of verblijvende ouderen andere bijzondere persoonsgegevens dienen te verwerken in het licht van onze hoofdactiviteiten en dit valt buiten bovenvermelde rechtsgronden dan zullen wij hiervoor de uitdrukkelijke toestemming van onze bewoners verkrijgen.
Gerechtvaardigd belang
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van onze gerechtvaardigde belangen die in specifieke gevallen zwaarder wegen dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten. Bijvoorbeeld voor het verbeteren van de kwaliteit van onze zorg- en dienstverlening; het opleiden van medewerkers en het evalueren en bijhouden van gegevens en statistieken die betrekking hebben op onze activiteiten, in de ruime zin; het bewaren en gebruiken van bewijsmateriaal in het kader van aansprakelijkheid, procedures of geschillen en met het oogpunt op archivering van de activiteiten; en het garanderen van de veiligheid in onze gebouwen en online op onze website.
Toestemming
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van uw toestemming. Bijvoorbeeld voor het nemen van foto’s of videobeelden die persoonsgegevens bevatten en het publiceren hiervan op onze website en sociale media-kanalen, en in ons huistijdschrift. Gegevens van sollicitanten na de aanwervingsprocedure zullen enkel bijgehouden worden mits toestemming.
De meeste gegevens die wij verwerken van u hebben we ook rechtstreeks van u verkregen. Binnen het kader van onze zorg- en dienstverlening en voor zover relevant voor uw situatie, is het daarnaast mogelijk dat wij gegevens van u verkrijgen via personen die u bijstaan of vertegenwoordigen op basis van een persoonlijke, professionele of juridische band, via beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg, overheidsinstellingen, externe dienstverleners, de onderneming waar u werkzaam bent, of openbare bronnen.
Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze website en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten.
Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode; zo dienen wij bijvoorbeeld de medische dossiers van onze bewoners minimaal 30 jaar te bewaren. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd.
Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zoveel als mogelijk te beperken.
Wij streven ernaar om de gegevens die wij verwerken en in het bijzonder de gegevens van onze bewoners zoveel als mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te (laten) verwerken. Indien uw gegevens bij het gebruik van specifieke diensten of softwaretools, in beperkte mate buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden, zal dit uitsluitend gebeuren in/naar landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of zullen er maatregelen genomen worden om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.
U beschikt over de hieronder omschreven rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van deze rechten, gelieve onze interne privacy verantwoordelijke te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze privacyverklaring.
Recht van inzage & kopie
U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.
Als inwonende of verblijvende ouder heeft u ook het recht om uw medisch dossier in te zien, met uitsluiting van de persoonlijke notities van artsen of andere zorgverstrekkers (behoudens in specifieke gevallen), en van de gegevens die betrekking hebben op derden. Indien gewenst, kan u zich hierbij laten bijstaan door uw vertrouwenspersoon of dit recht via hem/haar uitoefenen.
Recht van aanpassing of rectificatie
U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.
Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)
U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van uw gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.
Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.
Recht op het intrekken van uw toestemming
Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming (zie hierboven onder titel 5), dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren.
Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. U beschikt eveneens over een absoluut recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing in de zin van de GDPR.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.
Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit
Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming. Aangezien wij gevestigd zijn en onze activiteiten uitoefenen in België, verwijzen wij hieronder naar de contactgegevens van de Belgische toezichthoudende autoriteit.
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
Indien u als bewoner klachten heeft die betrekking hebben op uw patiëntenrechten, kunt u terecht bij de
federale
ombudsdienst voor de rechten van de patiënt
(voor de volledige contactgegevens kan u op de link
klikken)
FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu
DG Gezondheidszorg
Federale ombudsdienst “Rechten van de patiënt”
Galileelaan 5/2
1210 Brussel
U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar privacy@seniorencentrum-olv.be of per post naar Stationsstraat 29, 2880 Bornem, mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een ander document waarmee u geïdentificeerd kan worden. De kopie zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de GDPR.
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze website. De datum waarop deze privacyverklaring voor het laatst gewijzigd is, kan u bij online raadpleging bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de privacyverklaring, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.